Erste Schritte

1. Beim ersten Öffnen Profil, eigene E-Mail, zuständige IHK, Passwort und Sicherheitsfrage einrichten.
2. Unter Profil & Ausschuss mindestens einen Prüfungsausschuss anlegen und einen Standard wählen.
3. Den ersten Prüfling anlegen, Ausschuss, Beruf, Termin und schriftliche Ergebnisse prüfen.
4. Vor dem echten Einsatz unter Daten & Sicherung eine verschlüsselte Sicherung erstellen.

PrüferPilot hat kein Online-Konto. Prüfungsdaten und Zugang bleiben lokal auf diesem Gerät.

Prüflinge & Ausschüsse

Unter Prüflinge legst du Kandidaten an, wählst sie aus, bearbeitest Stammdaten und archivierst abgeschlossene Prüfungen. Erst nach der Auswahl erscheinen die zugehörigen Unterlagen und der Prüfungstag.

• Jeder Prüfling kann einem deiner Ausschüsse zugeordnet werden.
• Der zugeordnete Ausschuss wird für Niederschrift und Signatur verwendet.
• Archivieren blendet nur aus; es löscht keine Daten.
• PrüferPilot speichert genau einen verbindlichen Bewertungssatz je Prüfung.

Schriftliche Ergebnisse & Unterlagen

Die Reihenfolge links folgt dem Ablauf des gewählten Prüfungsprofils. Nicht benötigte Schritte – etwa der Projektantrag bei Industriekaufleuten – werden automatisch ausgeblendet.

• Schriftliche Punkte werden unverändert in die Niederschrift übernommen.
• Wo vorgesehen, lassen sich Projektantrag und Dokumentation als PDF hochladen, lokal ansehen, ersetzen und entfernen.
• Beim Projektantrag kannst du die Entscheidung annehmen oder ablehnen und begründen.
• Die Dokumentation wird direkt neben dem passenden Bewertungsbogen genutzt und ist Bestandteil vollständiger Sicherungen.

Bewertung & Notenschlüssel

Dokumentation, Präsentation und Fachgespräch werden kriteriumsweise von 0 bis 10 Punkten bewertet. Faktoren und Gewichtungen berechnen die Ergebnisse automatisch.

• Dokumentation, Präsentation und Fachgespräch haben eine eigene Übersicht mit Kriterien, Faktoren, Punkten und gewichteten Ergebnissen.
• Dokumentationsnotizen lassen sich als kleiner, mittlerer oder schwerer Fehler kennzeichnen; die Farben bleiben auch nach Sicherung und Wiederherstellung erhalten.
• Notizen können Kriterien zugeordnet werden und stehen beim Bewerten daneben.
• Automatisch weiter springt nach einer Punktewahl zum nächsten Kriterium.
• Den aktiven 100-Punkte-Schlüssel, seine Quelle und das Prüfdatum findest du unter Einstellungen → Notenschlüssel.

Ablauf, Uhr, Notizen & Fachgespräch

Unter Prüfung führt die Abschnittsleiste durch Ablauf, Präsentation, Fachgespräch, Ergänzungsprüfung, Niederschrift und Versand.

• Die Uhr protokolliert Start und Ende und übernimmt die Zeitgrenzen des gewählten Prüfungsprofils automatisch.
• Während des Zuhörens bleiben Uhr und Notizen im Vordergrund; die Bewertung folgt anschließend.
• Die Fragensammlung ist dein persönlicher Fundus, nach Themen sortier- und durchsuchbar.
• Der Beamer-Modus über das Auge verdeckt Namen, Punkte, Dokumente und Notizen.

Mündliche Ergänzungsprüfung

PrüferPilot zeigt nur Bereiche, in denen eine Ergänzungsprüfung rechtlich zulässig ist und das Bestehen noch retten kann.

• Es kann nur ein schriftlicher Teil-2-Bereich gewählt werden.
• Die App zeigt vor Beginn die mindestens benötigten mündlichen Punkte samt erreichter Bereichsnote besonders deutlich.
• Die Prüfungsaufgabe kann im Reiter Aufgabe als PDF hochgeladen und während der Prüfung direkt angesehen werden.
• Schriftliches Ergebnis und Ergänzungsprüfung werden 2:1 verrechnet.
• Die eigene 15-Minuten-Uhr und Notizen werden im Ablauf protokolliert.

Niederschrift, PDFs & Versand

Die Niederschrift bündelt Ergebnisse, Bestehensprüfung, Ausschuss und Ablauf. Prüfe sie vor dem Versand immer in der PDF-Vorschau.

• Vor dem ersten Versand wird ein IHK-Kontakt angelegt; danach wählst du den Empfänger aus deinen Kontakten, ohne die Adresse doppelt einzutragen.
• Beim Versand wählst du Niederschrift, Bewertungsbogen und optional Notizen einzeln aus.
• Die PDFs können zusammengefasst und mit einem zufälligen AES-256-Passwort geschützt werden.
• Über SMTP geht zuerst das PDF und erst danach eine getrennte Passwortmail raus.
• Beim eigenen Mailprogramm zeigt PrüferPilot das Passwort separat; übermittle es über einen anderen Kanal.

Sicherung, Wiederherstellung & Geräte-Austausch

Datenbank-Sicherung (.db.enc) ist die empfohlene vollständige 1:1-Kopie. JSON (.json.enc) ist eine lesbare, strukturierte Austauschdarstellung für Kontrolle und technische Weiterverarbeitung. Beide enthalten den vollständigen Datenbestand und sind passwortgeschützt.

• Zum Wiederherstellen die passende verschlüsselte Datei wählen und deren Passwort eingeben.
• Vor jeder Wiederherstellung wird der aktuelle Stand automatisch gesichert.
• Der Geräte-Austausch schreibt eine verschlüsselte Datei in deinen gewählten Cloud- oder USB-Ordner.
• Konflikterkennung: Ändern sich lokaler und entfernter Stand gleichzeitig, stoppt PrüferPilot. Erst deine ausdrückliche Wahl legt fest, welcher vollständige Stand gewinnt; es gibt kein riskantes Zusammenführen.

Sicherheit, Aufbewahrung & Löschen

• Auto-Sperre, Passwort und Sicherheitsfrage schützen den lokalen Zugang.
• Amtliche Aufbewahrungsfristen betreffen die Prüfungsakte bei der IHK, nicht zusätzliche private Gerätekopien.
• 1 Jahr für schriftliche Arbeiten und 15 Jahre für Niederschriften erscheinen als unverbindliche Orientierung. Entscheidend sind die konkrete IHK und Prüfungsart; Quelle und Prüfdatum werden deshalb getrennt dokumentiert.
• Nach der Übergabe lokale Kopien löschen, sofern keine IHK-Weisung oder ein Rechtsbehelf entgegensteht.
• Gelöschte Prüfungen bleiben für die gewählte Rückholfrist im Papierkorb und werden danach endgültig entfernt.

Weitere Werkzeuge

• Prüfungsprofile: 72 versionierte IHK-Varianten steuern Bereiche, Gewichte, Bestehensregeln, Ergänzungsprüfung und Zeiten. Amtliche Quellen bleiben unter Ausbildungsberufe sichtbar.
• Direkte Bereichsergebnisse: Wo es keinen bundesweit einheitlichen Kriterienbogen gibt, trägst du das vom Ausschuss beschlossene Ergebnis ein. PrüferPilot erfindet keine Kammerkriterien.
• Notenschlüssel: Punktebereiche samt IHK-Quelle und Prüfdatum kontrollieren und bearbeiten.
• Direktlinks: Prüferportal und Fachseiten eingebettet oder in einem neuen Tab öffnen.
• Fristen & Löschen: Aufbewahrungsregeln getrennt für die zuständige IHK dokumentieren.
• Darstellung: System/Hell/Dunkel, Akzentfarbe und Hintergrund wählen.
• System & Wartung: Datenbestand prüfen, Datenbank aufräumen und interne Sicherungen sehen.