Erste Schritte

1. Beim ersten Öffnen Profil, eigene E-Mail, zuständige IHK, Passwort einrichten und den Wiederherstellungscode sicher aufbewahren.
2. Unter Profil & Ausschuss mindestens einen Prüfungsausschuss anlegen und einen Standard wählen.
3. Den ersten Prüfling anlegen, Ausschuss, Beruf, Termin und schriftliche Ergebnisse prüfen.
4. Vor dem echten Einsatz unter Daten & Sicherung eine verschlüsselte Sicherung erstellen.

PrüferPilot hat kein Online-Konto. Prüfungsdaten und Zugang bleiben lokal auf diesem Gerät.

Prüflinge & Ausschüsse

Unter Prüflinge legst du Kandidaten an, wählst sie aus, bearbeitest Stammdaten und archivierst abgeschlossene Prüfungen. Erst nach der Auswahl erscheinen die zugehörigen Unterlagen und der Prüfungstag; Direktlinks und Portale bleiben unabhängig davon erreichbar.

• Jeder Prüfling kann einem deiner Ausschüsse zugeordnet werden.
• Der zugeordnete Ausschuss wird für Niederschrift und Signatur verwendet.
• Archivieren blendet nur aus; es löscht keine Daten.
• PrüferPilot speichert genau einen verbindlichen Bewertungssatz je Prüfung.

Schriftliche Ergebnisse & Unterlagen

Die Reihenfolge links folgt dem Ablauf des gewählten Prüfungsprofils. Nicht benötigte Schritte – etwa der Projektantrag bei Industriekaufleuten – werden automatisch ausgeblendet.

• Schriftliche Punkte werden unverändert in die Niederschrift übernommen.
• Wo vorgesehen, lassen sich der bereits genehmigte Projektantrag und die Dokumentation als PDF hochladen und lokal ansehen.
• Ersetzen und Entfernen stehen bei vorhandenen PDFs in der Dateileiste – getrennt von der Abschnittsnavigation.
• Die Dokumentation wird direkt neben dem passenden Bewertungsbogen genutzt und ist Bestandteil vollständiger Sicherungen.

Bewertung & Notenschlüssel

Dokumentation, Präsentation und Fachgespräch werden kriteriumsweise von 0 bis 10 Punkten bewertet. Faktoren und Gewichtungen berechnen die Ergebnisse automatisch.

• Dokumentation, Präsentation und Fachgespräch haben eine eigene Übersicht mit Kriterien, Faktoren, Punkten, gewichteten Ergebnissen und der daraus berechneten Note.
• Bei der Präsentation lautet die Arbeitsreihenfolge Überblick → Notizen → Noten. Im Fachgespräch bündelt Gesprächsplan Themen, Fragen, Einschätzungen und Antwortstichworte: Überblick → Gesprächsplan → Noten.
• Dokumentationsnotizen lassen sich als kleiner, mittlerer oder schwerer Fehler kennzeichnen; die Farben bleiben auch nach Sicherung und Wiederherstellung erhalten.
• Notizen können Kriterien zugeordnet werden und stehen beim Bewerten daneben.
• Automatisch weiter springt nach einer Punktewahl zum nächsten Kriterium.
• Den aktiven 100-Punkte-Schlüssel, seine Quelle und das Prüfdatum findest du unter Einstellungen → Notenschlüssel.

Ablauf, Uhr, Notizen & Fachgespräch

Unter Prüfung führt die deutlich hervorgehobene und nummerierte Abschnittsleiste von links nach rechts durch Ablauf, Präsentation, Fachgespräch, Ergänzungsprüfung, Niederschrift und Versand. Nicht benötigte Schritte werden ausgeblendet, die Nummerierung bleibt lückenlos.

• Die Uhr protokolliert Start und Ende und übernimmt die Zeitgrenzen des gewählten Prüfungsprofils automatisch.
• +1 Minute ergänzt vergessene Zeit nachträglich samt gespeicherten Zeitstempeln.
• Wurde die Uhr nicht gestoppt, steht der Abschnitt ohne Ende da. In der Prüflingsliste heißt das Zeit nicht gestoppt – nicht „läuft gerade“, denn nach dem Schließen der App läuft keine Uhr weiter. Im Reiter Ablauf trägst du das Ende über Ende eintragen nach; die Dauer bleibt bis dahin leer, weil PrüferPilot sie nicht erraten darf.
• Während eine Uhr läuft, bleiben die anderen Prüfungsabschnitte gesperrt. Ein Fachgespräch vor beendeter Präsentation verlangt eine ausdrückliche Bestätigung.
• Beim Anlegen sind Datum und aktuelle Uhrzeit bereits eingesetzt; vorhandene Prüfungsfälle werden dadurch nie nachträglich verändert.
• Der Haken Nur Präsentation und Fachgespräch (schulisch) blendet IHK-Bereiche aus und gewichtet beide Leistungen zu je 50 %. Weil es dabei keine IHK-Prüfungsnummer gibt, vergibt PrüferPilot eine interne Kennung und sperrt das Nummernfeld.
• Über Import & Export in der Fragensammlung sicherst du alle Themen und Fragen als Datei oder spielst eine fremde Sammlung ein; der Import ergänzt und überspringt Doppelte.
• In der Fragensammlung steht die erwartete Antwort in einer eigenen Zeile unter jeder Frage. Antworten ausblenden verbirgt sie für die ganze Sammlung; alte Einträge im Muster „Frage? Antwort“ trennt Antworten abtrennen im Bearbeiten-Modus nach einer Vorschau auf. Sechs feste Farbcodes helfen beim visuellen Wiederfinden.
• Fällt dir während der Präsentation etwas auf, das du später ansprechen willst, legst du es mit Prüfungsthema notieren direkt im Gesprächsplan ab. Es steht dann im Fachgespräch bereit und taucht bewusst nicht in den Präsentationsnotizen auf — die bleiben für das, was du zur Präsentation selbst festhältst.
• Neben den Präsentationsnotizen und im Fachgespräch steht die Fragensammlung als rechte Spalte. Dort wählst du ganze Ober- oder Unterthemen (der Pfeil klappt Unterthemen auf) und übernimmst sie mit Hinzufügen in den Gesprächsplan.
• Der vierte Tab Gesamtüberblick zeigt Einzelbewertungen, Gesamtnote, Notizen und Gesprächsplan. Dort kannst du die geschützte PDF direkt herunterladen; unvollständige Bewertungen bleiben als offen markiert.
• Der fünfte Tab Versand führt in vier aufklappbaren Schritten durch Empfänger, Unterlagen, Nachricht und Mailentwurf. Erledigte Schritte erhalten einen Haken. PrüferPilot versendet selbst keine Nachricht.
• Ein Thema im Gesprächsplan zeigt alle seine Fragen. Rechts neben jeder Frage stehen drei Zeichen: Haken für gefragt, Pfeil für übersprungen, Auge für die erwartete Antwort. Ein zweiter Klick nimmt zurück; Alle Antworten zeigt sie für das ganze Thema. Was ein Zeichen bedeutet, steht im Tooltip. Unter der Liste steht Antwort / Stichworte über die ganze Breite; Status und Einschätzung stehen rechts in derselben Zeile wie die Beschriftung; den Stand des Themas setzt PrüferPilot aus den abgehakten Fragen selbst — als übersprungen gilt es erst, wenn keine Frage mehr offen ist. Einen eigenen Gesprächspunkt fügt Strg/Cmd + Eingabe hinzu. Eine einzelne Frage oder ein eigener Gesprächspunkt hat dort zusätzlich einen Status.
• Der Beamer-Modus über das Auge verdeckt Namen, Punkte, Dokumente und Notizen.

Mündliche Ergänzungsprüfung

PrüferPilot zeigt nur Bereiche, in denen eine Ergänzungsprüfung rechtlich zulässig ist und das Bestehen noch retten kann.

• Es kann nur ein schriftlicher Teil-2-Bereich gewählt werden.
• Die App zeigt vor Beginn die mindestens benötigten mündlichen Punkte samt erreichter Bereichsnote besonders deutlich.
• Die Prüfungsaufgabe kann im Reiter Aufgabe als PDF hochgeladen und während der Prüfung direkt angesehen werden.
• Schriftliches Ergebnis und Ergänzungsprüfung werden 2:1 verrechnet.
• Die eigene 15-Minuten-Uhr und Notizen werden im Ablauf protokolliert.

Niederschrift, PDFs & Versand

Die Niederschrift bündelt Ergebnisse, Bestehensprüfung, Ausschuss und Ablauf. Prüfe sie vor dem Versand immer in der PDF-Vorschau.

• Die vier Akkordeon-Schritte nutzen die ganze Arbeitsbreite: Empfänger → Unterlagen → Nachricht → Senden. Der erste Schritt ist zunächst geöffnet; abgeschlossene Schritte erhalten einen Haken.
• Vor dem ersten Versand wird ein Kontakt angelegt; danach wählst du den Empfänger aus deinen Kontakten, ohne die Adresse doppelt einzutragen.
• Bei normalen IHK-Prüfungen wählst du Niederschrift, Bewertungsbogen und optional Notizen aus. Beim schulischen Überblick ist die eine vollständige Unterlage bereits festgelegt.
• Die PDF wird mit einem zufälligen Passwort geschützt.
• PrüferPilot lädt die PDF herunter und öffnet ausschließlich einen Entwurf in deinem Mailprogramm. Den Anhang fügst du selbst hinzu.
• Das angezeigte Passwort übermittelst du getrennt über einen anderen Kanal.

Sicherung, Wiederherstellung & Geräte-Austausch

Datenbank-Sicherung (.db.enc) ist die empfohlene vollständige 1:1-Kopie. JSON (.json.enc) ist eine lesbare, strukturierte Austauschdarstellung für Kontrolle und technische Weiterverarbeitung. Beide enthalten den vollständigen Datenbestand und sind passwortgeschützt.

• Zum Wiederherstellen die passende verschlüsselte Datei wählen und deren Passwort eingeben.
• Vor jeder Wiederherstellung wird der aktuelle Stand automatisch gesichert.
• Der Geräte-Austausch schreibt eine verschlüsselte Datei in deinen gewählten Cloud- oder USB-Ordner.
• Konflikterkennung: Ändern sich lokaler und entfernter Stand gleichzeitig, stoppt PrüferPilot. Erst deine ausdrückliche Wahl legt fest, welcher vollständige Stand gewinnt; es gibt kein riskantes Zusammenführen.

Sicherheit, Aufbewahrung & Löschen

• Auto-Sperre und Passwort schützen den Zugang. Zum Zurücksetzen dient der Wiederherstellungscode.
• Amtliche Aufbewahrungsfristen betreffen die Prüfungsakte bei der IHK, nicht zusätzliche private Gerätekopien.
• 1 Jahr für schriftliche Arbeiten und 15 Jahre für Niederschriften erscheinen als unverbindliche Orientierung. Entscheidend sind die konkrete IHK und Prüfungsart; Quelle und Prüfdatum werden deshalb getrennt dokumentiert.
• Nach der Übergabe lokale Kopien löschen, sofern keine IHK-Weisung oder ein Rechtsbehelf entgegensteht.
• Gelöschte Prüfungen bleiben für die gewählte Rückholfrist im Papierkorb und werden danach endgültig entfernt.

Weitere Werkzeuge

• Prüfungsprofile: 72 versionierte IHK-Varianten steuern Bereiche, Gewichte, Bestehensregeln, Ergänzungsprüfung und Zeiten. Amtliche Quellen bleiben unter Ausbildungsberufe sichtbar.
• Direkte Bereichsergebnisse: Wo es keinen bundesweit einheitlichen Kriterienbogen gibt, trägst du das vom Ausschuss beschlossene Ergebnis ein. PrüferPilot erfindet keine Kammerkriterien.
• Notenschlüssel: Punktebereiche samt IHK-Quelle und Prüfdatum kontrollieren und bearbeiten.
• Direktlinks: Prüferportal und Fachseiten eingebettet oder in einem neuen Tab öffnen.
• Fristen & Löschen: Aufbewahrungsregeln getrennt für die zuständige IHK dokumentieren.
• Darstellung: System/Hell/Dunkel, Akzentfarbe und Hintergrund wählen.
• System & Wartung: Datenbestand prüfen, Datenbank aufräumen und interne Sicherungen sehen.

Direktlinks & IHK-Portale

Häufig benötigte Prüferportale und Fachseiten lassen sich unter Einstellungen → Direktlinks mit Name, Adresse, optionaler Notiz und Öffnungsart anlegen. Der Abschnitt Direktlinks & Portale bleibt in der Seitenleiste immer erreichbar – auch ohne ausgewählten Prüfling.

1. Unter Einstellungen → Direktlinks einen eindeutigen Namen und die vollständige Webadresse eintragen.
2. In PrüferPilot für ein eingebettetes Arbeitsfenster oder Extern für Browser beziehungsweise Portal-App wählen.
3. Den Link jederzeit im Abschnitt Direktlinks & Portale öffnen.

Viele IHK-Portale verbieten aus Sicherheitsgründen eine Einbettung. Öffne sie dann extern. PrüferPilot speichert nur Link, Bezeichnung, Notiz und Öffnungsart – niemals Benutzername oder Passwort.